Everything has an end

Wauw! Wat ging het snel, dit semester. Naast theorielessen, praktijklessen, pitch én allerlei opdrachten, kregen we zowel voor PR als voor woordvoerder een heleboel expert classes voorgeschoteld. En experts, dat waren ze wel. Stuk voor stuk. Nu we dit semester en dus ook het vak ‘Expert Classes PR&WV‘ kunnen beëindigen, geef ik even mijn analyse van dit nieuwe vak mee.

Mijn top 3?

SWOT-analyse

1. Lewis PR
Omdat Sara en Evi twee leuke en zeer enthousiaste dames waren. Mijn aandacht hadden ze tijdens hun interactieve presentatie voor de volle 100%. Ook gaven ze heel wat concrete en nuttige tips mee.

2. Debby Wilmsen
Ze gaf een heel interessante presentatie met heel wat toepasselijke en grappige quotes. Ook haar opdracht vond ik best wel leerrijk.

3. Frédéric Petit
De presentatie die Frédéric ons gaf, kon me de hele tijd boeien. Hij had het over crisiscommunicatie, perscommunicatie, besprak enkele cases enzovoort. En wat een rustgevende stem! Terecht woordvoerder van het jaar (2014) als je het mij vraagt.

Liever niet meer…

1. Lobbying van Maarten Matienko
Kortweg omdat lobbying me niet echt interesseert.

2. De vele English expert classes over overheidscommunicatie
Aangezien het vak PR, overheidscommunicatie en event in het tweede jaar reeds gegeven wordt, denk ik dat dit voor velen min of meer herhaling is.

Naar volgend jaar toe zou ik, indien mogelijk, eigenlijk bijna iedereen terugvragen om deze boeiende expert classes nog eens over te doen. Enkel zou ik degenen van overheidscommunicatie beperken tot 1 of maximum 2. De laatste sessie over hedendaagse trends binnen overheidscommunicatie vond ik bijvoorbeeld wel zeer nuttig.
Ook kan er tijdens de eerste of tweede week van het volgende schooljaar een blad worden rondgegeven waarop iedereen een soort van top 3 of dergelijke kan noteren van een favoriete PR-tak of specifieke bedrijven, personen of een bepaalde woordvoerder waarvan men graag expert classes zou willen krijgen. Zo kan er een evenwichtig aanbod worden gegeven.

Ikzelf heb alvast veel bijgeleerd! Want…

Een quote vol waarheid

⌈Gea⌋

I prefer 30°C

Logo DETIC

DETIC? Jawel, de Belgische vereniging van de producenten en verdelers van cosmetica, wasmiddelen, kleefstoffen en onderhoudsmiddelen. Woordvoerder Sarah Doms: aanwezig!

DETIC verenigt sectoren en helpt bedrijven bij het op de markt brengen van hun product. Zowel op gebied van wetgeving als op vlak van communicatie en duurzaamheid. Deze vzw maakt dus zelf geen producten maar levert een dienst aan haar leden.
Doel? Het verbeteren of bestendigen van het imago van deze sectoren. Door de vertegenwoordiging van een hele sector wil DETIC een draagvlak creëren. Dit doet ze door te overleggen met overheden en een neutrale of neutralere partner te zijn in gesprekken.

“DETIC helpt haar leden zich te ontplooien binnen het nieuwe model van duurzame ontwikkeling.”

Na enkele leuke cases over wastabletten, haarkleurmiddelen en duurzaam wassen, zette Sarah Doms ons aan het werk.

Let’s practice

Maak een post voor de Facebookpagina van ‘I prefer 30 België’ en beantwoord Annette Van Meervelde haar reactie ‘klink klare onzin’ op de post ‘Wist je dat de gemiddelde wastemperatuur in België 41°C is? Dat kan beter! Bekijk welke items je kan wassen op 30°C en welke niet: http://bit.ly/1pYJJFN’

Mijn post

 

 

 

 

 

Antwoord op Annette:

Beste Annette, sommige stoffen in waspoeders beginnen pas te functioneren op 30°C waardoor we een optimale werking garanderen bij wasbeurten op lage temperaturen. Goed voor je linnen, voor het milieu én voor je portemonnee. Probeer het zeker eens uit en hou ons op de hoogte.

⌈Gea⌋

We Are Tomorrow

Morgen exact twee weken geleden, zo rond een uur of 4 in de namiddag. Heel 3comprwv was super enthousiast want Debby Wilmsen, woordvoerdster van Tomorrowland, kwam ons gedurende twee uur een expert class geven. Ze vulde haar tijd met een hoop inspirerende quotes, boeiende informatie en een leerrijke opdracht.

Inspirerende quotes

Jawel, inspirerende quotes!

“I have no special talent. I am only passionately curious.”

Waarmee ze ons wil aanzetten om eens naar een ander televisieprogramma of andere televisiezender te kijken, om naar andere soorten muziek of radiozenders te luisteren of andere boeken, tijdschriften, teksten,.. te lezen dan degenen die we gewoon zijn. Hierdoor verbreedt onze kennis en creëren we een meer open mindset waarbij we sneller open zullen staan voor nieuwe ideeën, andere invalshoeken opnemen en kennisdomeinen ontwikkelen, een verschillende kijk op de wereld gaan hebben, nieuwe waarden en normen aanvaarden enzovoort.

“Tact is the ability to tell someone to go to hell in such a way that they look forward to the trip.”

Tactvol zijn, geen gemakkelijke opdracht

Debby stelt tactvol zijn voor als een enorm moeilijk aspect. Hierbij bedoelt ze het tactvol handelen vanuit je eigen positie, de positie tussen de enthousiaste klant en de kritische journalist.

“If I was down to the last dollar of my marketing budget, I’d spend it on PR.”

“PR is not an ad or commercial, it is understanding your target audience and building a connection and credibility with them.”

“Some are born great, some achieve greatness, and some hire public relations officers.”

… gewoon om aan te tonen dat men steeds meer in de kracht van PR gelooft en hier ook effectief in investeert.

Boeiende informatie

Onder meer over crisiscommunicatie, waarbij Debby Wilmsen het boek ‘Communiceren in tijden van crisis’ van Jeroen Wils in de kijker zette. Hoe kan een organisatie zich voorbereiden op een crisis, reputatieschade vermijden en wanneer is het goede moment om te communiceren?

Onvoorspelbaarheid, grote verwarring, paniek en tijdsdruk typeren een crisis. Geen enkele crisissituatie is hetzelfde, maar vaak zijn er overeenkomsten. Verwijzend naar de praktijk, legde Debby ons uit wat ze zoal doet in het kader van crisiscommunicatie voor Tomorrowland. Crisiscommunicatieplan in de praktijk dus.

Op voorhand een crisiscommunicatieplan maken is een must. Debby Wilmsen stelde er zo eentje standaard op voor Tomorrowland in drie talen en past deze voortdurend aan. Uiteraard heeft zowel goed als slecht nieuws voorbereiding nodig. Hier volgt een kleine greep uit elementen die we terug kunnen vinden in zo’n plan:

• Vragen en antwoorden
• Wie zal aanwezig zijn op het festival?
• Wie kan ik bereiken?
• Welke communicatiediensten zijn er (gemeentelijk, provinciaal,..)
• Wie heeft welke tools?
• Informatie over medewerkers, geluidsnormen, het weer, drugs,..
• Wie is de technicus en hoe is alles afgesteld?

Off to practice – Leerrijke opdracht

Drie keer een persbericht, hoera!

Tracht het boek ‘We are tomorrow’, het officiële Tomorrowland-boek te ‘verkopen’ via een goede invalshoek aan de hand van drie persberichten voor drie verschillende landen uit telkens een ander continent. Waarom heb je deze landen gekozen en wanneer verstuur je het persbericht?

Bij deze heb ik gekozen voor voor Brazilië (São Paulo), USA (Atlanta, Georgia) en Verenigd Koninkrijk. Mijn verantwoording vind je verder!

PERSBERICHT 1 – São Paulo via Jornal Do Brasil, nationale krant

In São Paulo vindt begin mei 2015 de eerste editie van Tomorrowland plaats. Het boek kan een perfecte warm up zijn voor een schitterende eerste editie.

PERSBERICHT

26/02/2015
EMBARGO tot maandag 02/03/2015

Buy preview and get excited about Tomorrowland Brasil

Release of exclusive Tomorrowland book ‘We are Tomorrow’

São Paulo – Less than 3 months to get even more excited about the first Brazilian edition of Tomorrowland. The new Tomorrowland book ‘We are Tomorrow’ will turn people in trance even before the event started. Exclusive interviews and a lot of personal experiences of the Belgian edition will warm up the Brazilian one.

The almost sold out edition will go crazy 1, 2 and 3 May of 2015 in the Brazilian capital São Paulo. In ‘We are Tomorrow’ the magic of Tomorrowland can be discovered with a lot of experiences and exclusive interviews with Davig Guetta, Dimitri Vegas & Like Mike, Steve Aoki, Armin van Buuren, Hardwell and others. Buy the book, discover the magic, share the happiness and celebrate together! Next appointment for the people of Tomorrow: the beginning of May in São Paulo.

PERSBERICHT 2 – Atlanta via Atlanta Journal-Constitution, grootste dagelijkse krant in Georgia

Atlanta krijgt in september 2015 een tweede Tomorrowland editie. In afwachting van deze tweede editie zal een boek met verhalen over de ‘grote zustereditie’ in België hen zeker interesseren.

PERSBERICHT

07/06/2015

Get excited about Atlanta’s second Tomorrowland edition

Release of exclusive Tomorrowland book ‘We are Tomorrow’

Atlanta – Think about yourself in three months. Exactly, that time of the year again! Tomorrowland Atlanta will be back in September. Looking forward? In the new Tomorrowland book ‘We are Tomorrow’, interviews and personal experiences of the Belgian edition will get you even more excited for the second Atlanta edition.

In ‘We are Tomorrow’ the magic of Tomorrowland can be discovered with a lot of experiences and exclusive interviews with Davig Guetta, Dimitri Vegas & Like Mike, Steve Aoki, Armin van Buuren, Hardwell and others. Buy the book, discover the magic, share the happiness and celebrate together! Let’s meet up in September, there are still tickets available.

PERSBERICHT 3 – Engeland via The Times, nationale krant

Begin december verkoos men in het verenigd Koninkrijk Tomorrowland tot het beste buitenlandse festival op het gala van de UK Festival Awards. In de categorie ‘Best Overseas Festival’ werd Tomorrowland in de bloemetjes gezet. Het boek zal hen zeker en vast ook aanspreken!

PERSBERICHT

15/12/2014

Best overseas festival Tomorrowland releases overseas book

Throw yourself into Tomorrowland fairytale with ‘We are Tomorrow’

London – Two weeks ago the Belgian Tomorrowland festival became selected as ‘Best Overseas Festival’ on the prom of the UK Festival Awards. More than 720.000 British festival visitors voted for their favorite one. Well, good news! The new Tomorrowland book ‘We are Tomorrow’, which contains exclusive interviews and personal experiences, is now available!

In ‘We are Tomorrow’ the magic of Tomorrowland can be discovered with a lot of experiences and exclusive interviews with Davig Guetta, Dimitri Vegas & Like Mike, Steve Aoki, Armin van Buuren, Hardwell and others. Buy the book, discover the magic, share the happiness and celebrate together! There are still general tickets available for the Atlanta edition and soon you can try to get one for the Belgian edition.

Ongetwijfeld hét nieuwe hebbeding

⌈Gea⌋

Mode oppervlakkig of toch niet?

‘Schrijf een blogbericht over waarom mode niet oppervlakkig is’, aldus Michaël Schockaert van Belmodo.

Akkoord, iedereen draagt kleding om wat minder bloot door het leven te gaan, om het warm te krijgen of gewoon omdat het zo hoort. Sommigen volgen daarbij klakkeloos de mode, anderen doen dit bewust. Sommigen volgen de mode totaal niet, anderen nemen elementjes over om te integreren in hun eigen stijl. Mode oppervlakkig of toch niet? Volgens mij kunnen hier boeken over geschreven worden en jaren, wat zeg ik, eeuwen discussies rond worden gevoerd. Even wat inzoomen…

Mode = oppervlakkig?

Trends volgen om erbij te horen, niets is zo gemakkelijk. Jongeren en ook volwassenen die (nog steeds) op zoek zijn naar hun eigen identiteit nemen de mode soms helemaal over zonder hier enig element van zichzelf, iets typerend, aan toe te voegen. Vaak een simpele oplossing, toch? Jezelf vastklampen aan de mode, want dan hoef je niet te verantwoorden waarom je je anders of speciaal kleedt.. Terwijl niemand zich hier eigenlijk ooit voor hoeft te verantwoorden..

“Fashion is what you adopt when you don’t know who you are.”
– Quentin Crisp

“Fashions fade, style is eternal.” – Yves Saint Laurent

Maar maakt dat per definitie oppervlakkig? Gewoon mode en trends volgen, wat zegt dit dan over je persoonlijkheid, over wie je bent of wil zijn? Belangrijk is je eigen stijl te ontwikkelen. Alhoewel sommigen nooit echt een eigen stijl zullen creëren.

Mode reflecteert je persoonlijkheid = niet oppervlakkig?

Als je bewust de mode volgt omdat je zo jouw persoonlijkheid naar buiten wil brengen, is mode dan toch niet oppervlakkig? Als jij jezelf wil profileren door de mode wel of net niet te volgen, dan is dat bewust een eigen keuze en misschien toch niet zo oppervlakkig als het in eerste instantie lijkt. De reflectie van kleding naar persoonlijkheid en andersom moet niet overroepen worden. Soms krijgt men via kleding een beeld van een persoon die men helemaal niet is of wil zijn.

What-everrr

Mode oppervlakkig of niet, ik ga er mijn hoofd niet over breken en wellicht doen anderen dit wel, maar een sluitende ja of nee zal men hier volgens mij nooit echt op kunnen vormen en natuurlijk hangt dit ook af van welke invalshoek men dit vraagstuk bekijkt.
Mode oppervlakkig of niet, iedereen dient kleding te dragen die hij of zij leuk vindt, waarmee men de eigen persoonlijkheid kan versterken, waarmee men verschillende rollen kan vervullen of waarmee men niets speciaal wil zeggen maar gewoon kleding draagt omdat het zo hoort.
Mode oppervlakkig of niet, draag waar je zelf zin in hebt, waarin je je goed voelt en vergeet vooral niet:

Wear a smile 🙂

⌈Gea⌋

We are creators

Creativity World Forum 2014

Het Creativity World Forum staat bekend als een van de grootste evenementen over ondernemingsactiviteit ter wereld. De conferentie geeft een boost aan iedereen die zijn creatief en innovatief kantje wil aanslijpen in het bedrijfsleven en in de maatschappij waarbij de focus ligt op een cross-sectorale samenwerking. Het evenement kadert in de jaarlijkse bijeenkomst van het Districts of Creativity (DC) netwerk. Dit netwerk verzamelt wereldwijd innovatieve en creatieve regio’s en tracht zo de uitwisseling van verschillende ervaringen te bevorderen.  En wij, studenten PR, mochten hier aanwezig zijn. YES!

#cwf14

Zoals in’t echt: badge rond de nek

Begin oktober kregen we een mail met de boodschap dat we 5 en 6 november tegen een voordelige prijs naar het Creativity World Forum te Kortrijk mochten gaan. Ik had hier nog nooit van gehoord en liet het enkele dagen rusten. Daarna bezocht ik de site voor wat meer informatie en keek ik op Twitter naar de hashtag #cwf14. WAUW, het lijkt echt een groot evenement en EEEUH (ongeveer) 300 euro is de standaard toegangsprijs? Dit moet écht iets geweldig zijn en elke dag kreeg ik dan ook net dat ietsje meer zin in het evenement. Ein-de-lijk was het dan 5 november. Enthousiast en goed gepakt en gezakt vertrokken we in de vroege ochtend op ‘tweedaagse’ naar Kortrijk. Thanks to the little Twingo van Margot!

Enkele uren later wandelden we als echte groentjes de Kortrijkse Expo binnen. We stonden even stil en keken in het rond: leuke salonnetjes, verschillende zetels, lampen, tapijten, standjes van bedrijven, koffie en thee, fruitsap en water, koffiekoeken en vooral mensen, veel mensen, heel veel mensen. Nooit eerder bezocht ik zo’n evenement maar na vijf minuten, of misschien zelfs sneller, wist ik het al: dit worden twee fantastische dagen. Achteraf kan ik dit enkel maar beamen. Hierna zal ik kort mijn 5 favoriete sprekers toelichten.

#cwf14 #day1

Guy Kawasaki is ‘chief evangelist’ van Canva, een online grafisch design tool. Tevens is hij auteur van twaalf boeken waaronder zijn ‘Enchantment: the art of changing hearts, minds, and actions’. Kawasaki is een echte ‘all-round innovation champion’. Hij wil mensen inspireren om risico’s aan te gaan, te innoveren en door middel van innovatie de wereld te veranderen. Naast zijn technologische visie hecht hij ook belang aan het betoveren van klanten.

“Let 100 flowers blossom.”
“Don’t let the bozos grind you down.”
“Don’t worry, be crappy.”

Topspreker Guy Kawasaki

Austin Kleon volgde met een sessie van 20 minuten. Als bestselling auteur van The New York Times met onder andere ‘Steal Like An Artist’, gaf hij ons tips mee waarvan hij wilde dat hij deze eerder had geweten. Elke creatieve persoon zou deze 10 tips moeten onthouden (én niet vergeten). Hij benadrukt het principe van creativiteit heel sterk en vertaalt dit ook naar organisaties toe.

10 te onthouden dingen voor creatieve personen

Marco Tempest, de cyber illusionist, combineerde  magie en technologie in zijn presentatie waardoor hij verbazingwekkende illusies kon produceren. Iedereen was onder de indruk. Hij zoekt naar verhalen die mensen en bedrijven kunnen inspireren. Al zijn trucjes gingen mijn petje te boven.

Toch vond ik het deel waarbij hij een getekend figuurtje tot leven brengt één van de leukste. Omdat het nu misschien niet zo visueel voorstelbaar is, toont onderstaande video vanaf minuut 1.40 je de virtuele realiteit van technomagie. Ongelooflijk, toch?

https://www.youtube.com/watch?v=fZ8eyWBQmfU

Marco Tempest met zijn tot leven gewekt mannetje

Een ervaring met de Google glass en enkele wormpjes (dode weliswaar) later, kwam de Nederlander Daan Roosegaarde aan de beurt. Deze creative director van Studio Roosegaarde toonde ons zijn inmiddels geïntroduceerde ‘Van Gogh bicycle path’. Het fietspad bestaat uit duizenden smalle, glinsterende steentjes ontwikkeld door Roosegaarde zelf. Overdag laden ze op door het zonlicht en als het donker wordt lichten de steentjes op. Tevens is hij bezig met de ontwikkeling van de zogenaamde ‘smart highways’ en ‘highway of tomorrow’ waarbij deze ‘light-emitting’ techniek ook wordt toegepast bijvoorbeeld via oplichtende lijnen op de grond. Dat belooft voor de toekomst.

Van Gogh’s bicycle path

#cwf14 #day2

Tom Kelly is algemeen directeur van IDEO, een design en innovatief adviesbureau en tevens auteur van boeken over innovatie en creativiteit zoals ‘The Art Of Innovation’ en ‘Creative Confidence’. Hij sprak vooral over hoe je jouw eigen potentiële creativiteit kan ontketenen. Creativiteit is volgens hem eerder een mindset die iedereen kan ontwikkelen, natuurlijk niet allemaal in dezelfde mate, en wat op lange termijn dus een voordeel oplevert voor zowel mensen zelf als voor bedrijven.

“How to unleash your potential creativity?”

1. The leverage of the power of storytelling, ‘made to stick’
2. Start with empathy
3. Treat life as an experiment

Ontketen je creativiteit, Tom Kelley

Thanks, Creativity World Forum 2014!

⌈Gea⌋

De bridging techniek

Frédéric Petit, woordvoerder van de Belgische spoorinfrastructuurbeheerder Infrabel

Frédéric Petit, woordvoerder van Infrabel en tevens woordvoerder van het jaar, kwam ons een leerrijke expert class geven over pers-, crisis-, en ondernemingscommunicatie. Hij leerde ons kennismaken met de zogenaamde ‘bridging’ techniek, waarbij je snel in staat moet zijn een negatieve gebeurtenis, uitspraak,.. om te keren naar iets positief en trachten de situatie te controleren. Petit gaf ons een oefening waarbij we deze techniek moeten toepassen. Oh ja, dit is geen reële situatie!

Probleemstelling en opdracht
Rond 7u30 gebeurt er een aanrijding tussen een trein en een auto op het traject Leuven-Mechelen ter hoogte van Haacht. De bestuurder is op slag dood en de passagier is gewond. Het ongeval deed zich voor aan een overweg zonder station én tijdens de spits. Er zijn zo’n 700 reizigers aanwezig waardoor de evacuatie moeilijk verloopt. Het duurt zeker nog tot 11 uur eer alles weer normaal zal verlopen.

Infrabel – Right On Track

Stel jezelf nu in de plaats van een woordvoerder van Infrabel en tracht op basis van deze informatie een mededeling neer te schrijven en een antwoord te formuleren op de volgende interviewvragen over veiligheid en reizigers. Vergeet de bridging techniek niet! 

Mededeling
Vanochtend omstreeks 7u25 botste een trein van het traject Leuven-Mechelen op een personenwagen ter hoogte van een stationsloze overweg in Haacht. Hierbij kwam de autobestuurder om het leven en werd de passagier zwaargewond naar het ziekenhuis gebracht. Politie en parket waren al snel ter plaatse en zijn een onderzoek gestart. Ondertussen ligt het treinverkeer tussen Leuven en Mechelen helemaal stil en dit nog zeker tot 11 uur. De aanrijding gebeurde tijdens het spitsuur waardoor de evacuatie moeizaam verloopt. Alle middelen worden momenteel ingezet om de normale toestand van het spoorwegnet zo snel mogelijk te hervatten.

Interview

Weeral een ongeval aan een overweg?

Het ongeval gebeurde inderdaad aan een overweg ter hoogte van Haacht. De trein kwam in aanrijding met een wagen die zich op de sporen begaf. Hoe en waarom de auto hier terecht is gekomen, wordt momenteel onderzocht door het parket. Er zijn geen andere voertuigen of personen bij betrokken geraakt.

Kampt Infrabel met een veiligheidsprobleem?

Het controlesysteem meldde ons reeds dat het belsignaal is afgegaan, de overweg gesloten was en de trein niet over zijn snelheidslimiet ging. Dit is voldoende om vast te stellen dat veiligheid voor ons een topprioriteit is die wordt gerespecteerd en momenteel geen probleem ervaart.

Heeft de overweg slecht gefunctioneerd?

De overweg functioneerde wel degelijk optimaal. Politie en parket zijn een onderzoek gestart waarmee we dit volledig kunnen bevestigen. Wat de exacte oorzaak van het ongeval is, wordt momenteel onderzocht maar getuigen bevestigden reeds dat de overweg gesloten was op het moment van de feiten.

Een persoon is om het leven gekomen, wat is uw reactie?

De hulpdiensten waren snel ter plaatse maar voor de bestuurder kwam helaas alle hulp te laat. In naam van Infrabel wil ik mijn medeleven betuigen aan alle nabestaanden. Wij betreuren deze gebeurtenis oprecht.

De reizigers zitten nu reeds uren vast zonder informatie. Wanneer start men eindelijk met de evacuatie?

Voor hun eigen veiligheid mogen de reizigers de trein inderdaad nog niet verlaten. Momenteel wordt alles in gereedheid gebracht om de reizigers te evacueren. De NMBS zet zo snel mogelijk bussen in om de gestrande reizigers op hun bestemming te krijgen. De treinreizigers kunnen gebruikmaken van zowel de busdiensten van De Lijn als van de vervangbussen van de NMBS.

Er staat op Twitter te lezen dat de informatie nihil is. De informatieverspreiding van de Belgische spoorwegen verloopt weeral dramatisch?

De informatieverspreiding verloopt niet vanzelfsprekend door de moeilijke situatie. Aangezien wij naar onze reizigers geen foute informatie willen meedelen, sturen we pas iets de wereld in als we hier 100 % zeker van zijn. Reizigers hebben immers recht op juiste en betrouwbare informatie. Men heeft me net verzekerd dat er een oplossing in de maak is en tot operationalisering zal komen rond 9 uur. Eens dit concreet  en bevestigd is, zullen we de reizigers hier zo snel mogelijk van op de hoogte brengen.

Het is wel alle dagen iets met vertraging spoorwegen. De reizigers blijven dit niet pikken…

Het is wel zo dat men vertragingen niet allemaal over één kam mag scheren. Sommige vertragingen kunnen we op tijd vermijden, anderen niet. Voor sommige vertragingen ligt de oorzaak bij ons en dan nemen wij hiervoor onze volledige verantwoordelijkheid, maar dat is niet in alle gevallen zo. Ook zoeken we telkens naar oplossingen om onze dienstverlening te verbeteren. Het onderzoek zal uitwijzen waaraan dit ongeval te wijten is. De reizigers krijgen inderdaad weer te maken met een vertraging, maar wij doen dag in dag uit al het mogelijke voor een vlotte en optimale dienstverlening waarbij sommige externe omstandigheden helaas soms de overmacht krijgen.

Tweet tweet
Aangezien de informatiebehoefte op zo’n moment groot is, kan men via de NMBS best zo snel mogelijk een tweet versturen vanaf men extra informatie heeft. Zo kunnen de reizigers op de hoogte blijven via de sociale media en weten ze waar ze zich aan mogen verwachten. Een simpele, snelle en nuttige tweet kan bijvoorbeeld gaan als volgt:

#IR2743 #Haacht
Dodelijk ongeval aan overweg
Zwaar verstoord verkeer tussen #Mechelen en #Leuven
Vervangingsbussen vanaf 9u15
#NMBS

Nog eens bedankt, Frédéric Petit, voor deze boeiende uren!

⌈Gea⌋

Een doordeweekse PR dag

En daar was dan… Lewis PR! Account manager Evi Robignon en public relations consultant Sara Thys van dit wereldwijde PR bureau kwamen ons tot tweemaal toe onderdompelen in de wereld van de PR tijdens een tweedelige expert class. Als studenten PR was dit voor ons een eerste en tevens praktisch gerichte kennismaking met een voorbeeld van hoe zo’n dag in een PR-bureau er kan uitzien. Wat had hun eerste sessie voor ons in petto? Je leest het hier!

Het leven zoals het is: Het PR bureau

Public relations in de praktijk

MONITORING

’s Morgens start Lewis met een monitoring waarbij men kijkt of het eigen bedrijf en/of hun klanten worden vermeld in kranten, op sociale media, in een artikel of ergens anders. Hoewel de dag hiermee gestart wordt, gebeurt zo’n monitoring eigenlijk voortdurend en dit zelfs 24/7. Een hele job, zal je denken? Dacht ik ook. En terecht! Maar er bestaan enkele handige tools die PR bureaus kunnen hanteren om het werk te verlichten: RSS feeds, Google News, Inoreader, Gopress, Google Alerts, Sysomos of Auxipress. Elke tool heeft natuurlijk zijn eigen voor-en nadelen.

TEAM MEETINGS

Nadien komt het team van een bepaalde klant bij elkaar om hierover informatie, ideeën, opmerkingen,.. uit te wisselen. Wat werd er gedaan voor de klant? Ging dit goed of wat liep er mis? Wat kon er beter? Dit is tevens het moment om te peilen naar de tevredenheid binnen het team en binnen Lewis in het algemeen.

EDITORIAL OFFICE

Deze omvat een klantenbriefing en een expectation management: waarom een persbericht schrijven over dat onderwerp? Wat is het doel? Wat kan de klant verwachten? Zou men het publiceren? En ga zo maar door…
Tijdens de editorial office schrijft men tevens persberichten. We kregen enkele aandachtspunten waarmee we best rekening houden bij het opstellen van een aantrekkelijk persbericht:

• Catchy titel
• Lead (korte paragraaf na titel) is zeer belangrijk en moet uitnodigen om verder te lezen
• Toepassing van de omgekeerde driehoek, zet de belangrijkste zaken dus eerst
• Boiler plate: enkele regels over de belangrijkste elementen van de organisatie zelf
• Contactgegevens zijn belangrijk! Zeker de woordvoerder er niet vergeten bij te zetten
• Beelden met hoge resolutie
• Niet langer dan twee pagina’s
• Een korte en actieve stijl
• Embargo: indien iets eigenlijk niet mag worden gepubliceerd voor een bepaald tijdstip

MEDIARELATIES

In ons kleine Belgenlandje zijn er niet erg veel journalisten, wat als voordeel heeft dat relaties snel kunnen worden opgebouwd. Daarnaast is het belangrijk dat de journalist(e) het idee heeft dat hem of haar een individuele mail werd toegestuurd. Er bestaat een online database waar alle PR bureaus mee kunnen werken, dus laat je niet vangen door een persbericht massaal te versturen. Een persoonlijke aanspreektitel en niet alle contacten als als ontvanger tonen is zeker aangewezen.

Wat als er geen reactie volgt op het verstuurde persbericht? Via het bijhouden van het aantal klikkers op een link, (herhaaldelijke) openers van de mail,… kan men kijken naar wie ergens toch wel interesse toont. Zo kan een extra telefoontje zeker geen kwaad. Misschien krijg je de journalist wel overtuigd door het aanbieden van iets extra zoals een interessant interview met een CEO. Denk altijd na over hoe je ervoor kan zorgen dat de journalisten interne complimenten krijgen.

BRAINSTORMS

Dit onderdeel bracht ons meteen in de praktijk. Onze opdracht was om de verkoopcijfers van de film, dvd of blu-ray van ‘Dawn of the Planet of the Apes’ te verhogen bij mannen tussen de 18 en 35 jaar. Doelstellingen waren de awareness verhogen en de sales boosten. Er kwamen heel wat creatieve ideeën uit onze brainstormsessie: reclame in mannenbladen, mannen in apenpak laten rondlopen op grote markten of in dancings of een soort van invasie opzetten tijdens een match van de Rode Duivels zijn er enkele die nog spontaan in me opkomen.

RAPPORTERING

Rapportering omvat de belangrijkste taak want hierdoor kan men resultaten voorleggen aan de klant. Tijd om alle clippings en verschenen artikels te verzamelen en hieraan een waarde en mediaplanning te koppelen. Deze knipselrapportering wordt doorgestuurd naar de klant en dient als bewijs van de resultaten. Daarnaast zal er ook een evaluatierapport gemaakt worden met goede of minder goede punten. Rapporteren vinden Evi en Sara niet altijd de leukste job, maar ze benadrukten wel dat het veel voldoening kan geven.

NETWERKEVENTS

’s Avonds een netwerkevent op de agenda? Zo’n event is ideaal om individueel op pad te gaan en contacten te leggen. Je kan best altijd een kaartje bij hebben waarop je noteert met wie je contact had zodat je de volgende dag over voldoende informatie beschikt. Een gevaar op netwerkevents bestaat uit het in verleiding komen van enkele alcoholische drankjes waardoor het leggen van contacten vaak anders loopt dan gepland. Een geweldige tip van Evi en Sara die ik nooit meer zal vergeten:

                                             “Laat drinken maar drink zelf niet.”

Oh ja! Aangezien een 9 tot 5 job in de PR ondenkbaar is, kan ik me inbeelden dat koffie vaak een heel goede vriend is en je helpt de dag of week energiek door te komen…

Als antwoord op: ‘Waarom heb je zoveel energie?’

⌈Gea⌋

Crisis op de Antwerpse Schelde

Afgelopen vrijdag wandelde ik met enkele Erasmusvriendinnen rond in hartje Antwerpen. Je kent dat wel: een hapje eten, gezellig een terrasje doen, genieten van het zonnetje en wat (veel!) foto’s nemen. De echte toerist uithangen dus. Na een tijdje kwamen we aan het Steen en merkten we een massa volk op. Iedereen had belangstelling voor een brug over de Schelde die linkeroever en rechteroever met elkaar verbond. Even later hoorden we op het nieuws dat deze pontonbrug deel uitmaakte van de Antwerpse feestelijkheden rond de herdenking van de Eerste Wereldoorlog. Het zou beslist een feestweekend worden voor zowel de organisatie als voor de Antwerpenaren en de niet-Antwerpenaren die waren afgezakt naar de diamantstad om hun toegangsticket in te ruilen voor een oversteek via die brug.

Zaterdagochtend hoorde ik dat er mensen naar huis werden gestuurd en de pontonbrug niet over mochten. Sommigen onder hen stonden al meer dan een uur vol ongeduld in de wachtrij. Bij deze wreef ik toch even in mijn handen: dit was een mooi voorbeeld van een reële situatie voor een blogpost over crisiscommunicatie. De expert class van Peter Mertens, woordvoerder van het crisiscentrum Binnenlandse Zaken, van een kleine twee weken eerder zou hier interessante toepassingen kunnen bieden.

Ponton. What’s in a name?

De Antwerpse pontonbrug

 De pontonbrug symboliseerde de brug die 100.000 vluchtelingen honderd jaar geleden gebruikten om een  veiliger gebied op te zoeken na bombardementen in de stad door de Duitse bezetter. Dit weekend mochten  100.000 mensen deze brug oversteken en zo hun voorgangers herdenken. Tickets hiervoor waren allemaal  uitverkocht. De organisatie geloofde dat de bezoekers aan 3 km/u over de brug zouden stappen. Af en toe  zou de brug opgebroken moeten worden om het scheepvaartverkeer te laten passeren. Op die manier zou  iedereen, in verschillende passages weliswaar, de overkant kunnen bereiken. De organisatie was er klaar voor  en de feestelijkheden konden beginnen.

En toen liep het uit de hand

Helaas maakten de organisatoren een inschattingsfout en deden de zogenaamde ‘schelfies’, selfies op de Schelde, hen de das om. Mensen namen onverwacht veel selfies, waardoor men niet aan de vooropgestelde gemiddelde snelheid kwam en wachtrijen ontstonden die konden oplopen tot meer dan een uur. De sfeer aan de Schelde was dus helemaal niet optimaal: teleurgestelde gezichten, uiteenlopende tweets, zuchtende kindjes en boze buitenlanders. Op deze situatie moest de organisatie snel en gepast reageren. Een kleine crisis dus, nietwaar?
De organisatie voerde een omgevingsanalyse uit en communiceerde volgens het IBS-model. Peter Mertens bracht ons kennis bij over het belang hiervan. Het IBS-model bestaat uit drie fases die aanwezig moeten zijn in crisiscommunicatie. Laat ik dit even nader toelichten:

Information → we know

Na de informatievergaring geeft het crisisteam uitleg aan het publiek over de reeds beschikbare informatie. Op zo’n moment heeft iedereen een sterke informatiebehoefte. Het is belangrijk om enkel gevalideerde informatie door te spelen. Het is best mogelijk dat een organisatie nog niet veel informatie heeft verzameld, maar liegen of insinueren zijn alvast geen oplossingen! Enkele grote vragen die best zo snel mogelijk een antwoord verdienen zijn: wat is het probleem? Wat is de oorzaak? Wat zijn de gevolgen? Kan het opgelost worden en hoe dan? Enzovoort. De organisatie van de pontonbrug heeft deze vragen beantwoord door het publiek te melden dat de gemiddelde snelheid verkeerd werd ingeschat door de onverwachte lading selfies en dat hierdoor lange wachtrijen ontstonden.

Behavior → we do

De organisatie moet duidelijk communiceren hoe men dit probleem zal aanpakken. Toegepast op de pontonbrug komt het er op neer dat er over het hele weekend zes tijdslots werden geannuleerd en dat men sommigen de toegang moest weigeren. Het zou gaan om een totaal van ongeveer 15.000 mensen. Dit was volgens de organisatie de beste oplossing.

Sensemaking → we care

Het is belangrijk empathie te uiten vanuit de organisatie naar de getroffen bevolking. Dit verhoogt tevens de geloofwaardigheid van de crisiscommunicatie. De organisatoren achter de feestelijkheden rond de pontonbrug betuigden hun spijt en verzekerden dat geweigerde of geannuleerde tickets terugbetaald zullen worden. De stad Antwerpen liet dit weten op haar website. Ook gaf men goede richtlijnen in verband met online of offline verkoop. Of men zal een mail ontvangen met de procedure voor de terugbetaling of er volgt nog meer informatie voor degenen die hun ticket kochten in het Infopunt 14-18 in het stadhuis.

Communicatie volgens IBS-model

Ook na het evenement moet de organisatie het contact onderhouden. Blijven communiceren wordt geapprecieerd en is nodig om bijvoorbeeld iedereen exacte informatie te geven over de terugbetaling. Zo kan een infostand of een brief de mensen helpen met hun vragen. Als organisatie kan men tevens positieve accenten leggen zoals de terugbetaling. Natuurlijk blijft er die gemiste kans waar velen zo naar uitkeken onder wie ook heel wat ontgoochelde kinderen. Misschien is het een goed idee om toch nog iets extra doen voor de getroffenen? Hierdoor zal het imagoverlies van de Stad Antwerpen, zoals Bart De Wever aangaf, wat krediet terug kunnen verdienen. Ik denk dan aan een gratis toegangsticket voor de Zoo of Aquatopia. Natuurlijk zijn er nog 1001 andere mogelijkheden die de organisatie in overweging kan nemen.

Social media takes over

Bij een crisissituatie verspreidt informatie zich enorm snel door de zogenaamde burgerjournalistiek. Peter Mertens vertelde dat hij dit voor het eerst merkte bij de treinramp in Buizingen begin 2010, wat dus nog niet zo gek lang geleden is. Een tweet werd zes minuten na de ramp reeds de wereld ingestuurd door iemand die erin geslaagd was op eigen houtje uit de trein te kruipen. Sociale media zijn tegenwoordig helemaal niet meer weg te denken bij crisissituaties. Vooral niet tijdens het zogenaamde Golden Hour, het eerste uur na het uitbarsten van een crisis vol onzekerheid, paniek en informatiebehoefte.

Laat ik even inzoomen op het populaire sociale medium Twitter. Dit weekend was #pontonbrug trending op Twitter. Het aantal tweets in verband met de situatie lag dus enorm hoog. Zondag 5 oktober was #pontonbrug de absolute ‘trending topic’. Ongenoegen over de organisatie, mopjes over actuele onderwerpen, frustraties over de burgemeester. Twitter stond vol met de hashtags #ponton en #pontonbrug. Enkele voorbeelden wil ik jullie niet onthouden:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Als organisatie kan men hier niet meer onderuit. Voor het minste worden er tweets uitgestuurd en deze kunnen serieus wegen op het imago van een organisatie. Daarom is het net belangrijk heel doordacht om te springen met de manier waarop men communiceert als er een crisis uitbreekt. Hieronder enkele sleutelwoorden die absoluut niet mogen ontbreken in professionele crisiscommunicatie:

Eerlijk. Adequaat handelen. Consistent. IBS-model. Organisatie. Geloofwaardigheid. Empathie. Burger centraal.

⌈Gea⌋